DEPOSITO LEGALE – NUOVE REGOLE RELATIVE AL DEPOSITO LEGALE DEI DOCUMENTI D’INTERESSE CULTURALE DESTINATI ALL’USO PUBBLICO

I documenti digitali hanno la stessa "dignità" dei documenti su carta

La Carta sulla conservazione dell'eredità culturale digitale, adottata dalla Conferenza Generale dell'UNESCO nel corso della sua 32a sessione svoltasi a Parigi il 17 ottobre 2003, ha posto i documenti in formato digitale sullo stesso piano di quelli in formati o su supporti tradizionali, affermando l'esigenza di conservarli al fine di mantenerli accessibili nel tempo.
Ha inoltre individuato, fra gli strumenti chiave necessari al conseguimento di questo fine, il deposito legale o volontario dei documenti digitali in istituzioni pubbliche, come le biblioteche.

Le disposizioni previste dalla precedente normativa

La legge 2 febbraio 1939, n. 374 prevedeva, per ogni tipografo, l'obbligo di consegnare, per quasliasi stampato o pubblicazione:
- quattro esemplari alla Prefettura della Provincia nella quale aveva sede la tipografia (due le Biblioteche nazionali centrali di Roma e Firenze, una per la biblioteca della Provincia e una per la Presidenza del Consiglio);
- un esemplare alla locale Procura della Repubblica (per la biblioteca del Ministero di grazie e giustizia).
Nel caso di edizioni eseguite da enti di diritto pubblico, dovevano essere aggiunte ulteriori due copie, di cui una per la biblioteca del Sentato e una per quella della Camera.
Nel caso, poi, l'argomnento fosse stato di carattere scientifico e tecnico era previsto il deposito di una ulteriore copia per la biblioteca centrale del CNR.

Nuova legge sul deposito legale di documenti stampati e digitali – Finalità e ambito di applicazione

Dopo lungo iter parlamentare è stata approvata la nuova legge sul deposito legale dei documenti, editi in Italia, aventi interesse culturale destinati all'uso pubblico.
La legge n. 106 del 15 aprile 2004 (nota anche come “Legge Urbani”) è diretta a sostituire la normativa che, sino ad oggi, ha regolato il deposito obbligatorio, la quale risaliva al 1939 (legge 2 febbraio 1939, n. 374), poi in parte modificata dal decreto luogotenenziale nº 660 del 31 agosto 1945.

Il deposito legale, come viene affermato al comma 2 dell’articolo 1, della legge in questione è "diretto a costituire l'archivio nazionale e regionale della produzione editoriale".
I documenti destinati al deposito legale sono quelli prodotti totalmente o parzialmente in Italia, offerti in vendita o altrimenti distribuiti e comunque non diffusi in ambito esclusivamente privato.
Per quanto attiene ai documenti sonori e audiovisivi, sono destinati al deposito legale anche quelli distribuiti su licenza per il mercato italiano.
La nuova legge sul deposito legale ha la finalità di regolare in modo organico il deposito obbligatorio delle pubblicazioni inclusi i documenti diffusi tramite rete informatica allo scopo di conservare la memoria della cultura e della vita sociale del nostro Paese.
A tal fine sono previste procedure snelle e semplificate.
La legge rinvia a un successivo Regolamento, da emanarsi entro sei mesi dall'entrata in vigore della legge, l'individuazione del numero delle copie e i destinatari del deposito legale, oltre alle Biblioteche Nazionali Centrali di Roma e Firenze previste dal quarto comma dell'art. 1.

L'innovazione sostanziale della legge sta nel fatto che finora costituivano oggetto di obbligo gli stampati e le pubblicazioni, mentre oggi l'obbligo è esteso a tutti i tipi di produzione editoriale nazionale "qualunque sia il processo di produzione, di edizione o di diffusione". Vi sono comprese le edizioni digitalizzate in cd-rom e on-line, materiale filmico etc..
La nuova legge amplia, dunque, l’obbligo del deposito anche ai documenti in formato elettronico e diffusi tramite Internet.

Emanato il regolamento di attuazione

E’ stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 191 del 18 agosto 2006, il D.P.R. 3 maggio 2006, n. 252, concernente “Regolamento recante norme in materia di deposito legale dei documenti di interesse culturale destinati all’uso pubblico”.
Il regolamento, previsto dall’art. 5 della legge n. 106/2004, entra in vigore il 2 settembre 2006.

I CONTENUTI DEI NUOVI PROVVEDIMENTI SUL DEPOSITO LEGALE

Deposito dei documenti stampati
Il comma 4 dell’art. 6 del D.P.R. n. 252/2006 stabilisce che negli Istituti individuati dalla Conferenza unificata dovranno essere depositati: libri, opuscoli, pubblicazioni periodiche, carte geografiche e topografiche, atlanti, manifesti, musica a stampa.
Nel successivo comma 6 si stabilisce inoltre che i documenti sonori e video, i film, i soggetti, i trattamenti e le sceneggiature e i video d’artista che siano accompagnati, nella loro ordinaria modalità di diffusione al pubblico, dai documenti di cui sopra, sono inviati alle Biblioteche nazionali centrali di Firenze e Roma, nonchè agli Istituti individuati dalla Conferenza unificata.

Secondo quanto disposto dall’art. 8 del regolamento, per l’Archivio nazionale della produzione editoriale e per gli archivi regionali della produzione editoriale non sono soggette al deposito legale le seguenti categorie di documenti:
a) estratti, quali i fascicoli contenenti un articolo di rivista o una parte di un libro, che siano stampati a parte utilizzando la stessa composizione, ad esclusione degli estratti di musica a stampa);
b) bozze di stampa;
c) registri e modulistica;
d) elenchi dei protesti cambiari e documenti assimilabili;
e) mappe catastali;
f) materiale di ordinaria e minuta pubblicità per il commercio.

Secondo quanto stabilito dall’art. 9 del regolamento, per le opere che abbiano una tiratura limitata non superiore a 200 esemplari o un valore commerciale non inferiore a 15.000,00 euro per ciascun esemplare, fatta esclusione per la musica a stampa, il soggetto obbligato può consegnare una sola copia per l’archivio nazione e una sola copia per l’archivio regionale.
Esoneri parziali possono essere richiesti per le opere che abbiano una tiratura limitata non superiore a 500 esemplari ed un valore commerciale non inferiore a 10.000,00 euro.

I soggetti obbligati
Altra novità è quella relativa al soggetto obbligato al deposito legale che in prima istanza è rappresentato:
a) dall’editore o comunque dal responsabile della pubblicazione, sia persona fisica che giuridica;
b) dal tipografo, qualora manchi l’editore;
c) dal produttore o dal distributore di documenti non librari o di prodotti editoriali similari;
d) dal Ministero per i beni e le attività culturali;
e) dal produttore di opere filmiche.

I soggetti destinatari
Nel comma 4 dell’art. 1 della legge n. 106/2004 sono chiaramente indicati come soggetti destinatari soltanto le due biblioteche nazionali centrali di Firenze e di Roma mentre si rinvia al regolamento, da emanare entro sei mesi, l’individuazione di altri istituti depositari e del numero delle copie.

Il regolamento approvato con il D.P.R. n. 252/2006, tra i soggetti destinatari, ha anche individuato gli archivi delle produzioni editoriali regionali.

Numero di copie
Il comma 2 dell’articolo 1 del regolamento approvato con il D.P.R. 3 maggio 2006, n. 252, ha stabilito che l’obbligo di deposito legale è assolto mediante il deposito di due copie, per l’Archivio nazionale della produzione editoriale, dei documenti prodotti e diffusi in Italia, e di altre due copie per l’archivio della produzione editoriale regionale della Regione in cui ha sede il soggetto obbligato al deposito legale, presso gli Istituti che dovranno essere individuati, entro nove mesi dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, dalle singole Regioni o Province autonome.
Se la Regione o la Provincia autonoma non effettua tale adempimenti, alla individuazione degli istituti depositari provvederà il Ministero per i beni e le attività colturali, sentita la Conferenza unificata.
In sostanza dovranno essere consegnate le seguenti copie: a) una copia alla Biblioteca nazionale centrale di Roma; b) una copia alla Biblioteca nazionale centrale di Firenze; c) due copie agli Istituti che saranno individuati dalla Conferenza unificata.

All’articolo 5 del regolamento vengono inoltre stabilite le modalità di raccolta e di conservazione dei documenti.

Modalità e tempi di consegna
Sono altresì cambiati i tempi per la consegna: nella legge n. 374 del 1939 doveva essere fatta prima che le pubblicazioni fossero poste «in commercio o in diffusione o distribuzione», nella nuova legge «entro i sessanta giorni successivi alla prima distribuzione al pubblico».

All’articolo 7 del regolamento vengono inoltre stabilite le modalità di consegna, che possono essere così sintetizzate:
1. I soggetti obbligati al deposito consegnano agli Istituti depositari i documenti, racchiusi in un apposito plico, direttamente o attraverso posta o con qualsiasi altro mezzo, anche avvalendosi di eventuali convenzioni all'uopo predisposte dal Ministero con Poste italiane S.p.a.
2. Gli esemplari depositati devono avere una perfetta qualità ed essere identici, per forma e contenuto, agli esemplari messi in circolazione.
3. Gli esemplari devono essere racchiusi in plichi confezionati con involucro resistente, recanti all'esterno la dicitura: «esemplari fuori commercio per il deposito legale agli effetti della legge 15 aprile 2004, n. 106», nonche' nome, ovvero denominazione o ragione sociale e domicilio o sede legale del soggetto obbligato al deposito.
4. I soggetti obbligati al deposito hanno l'obbligo di accompagnare la consegna con un elenco in due copie dei documenti inviati. L'elenco deve riportare, per ciascun documento, gli elementi identificativi necessari alla sua individuazione.


Deposito dei documenti sonori e video
Il Capo III (artt. 14 – 19) del regolamento è dedicato al deposito dei documenti sonori e video.
Una copia dei documenti sonori e video, prodotti totalmente o parzialmente in Italia o distribuiti su licenza per il mercato italiano, e' consegnata alla Discoteca di Stato - Museo dell'Audiovisivo a cura del soggetto obbligato.
Una ulteriore copia e' consegnata all'istituto che sarà individuato dalla Conferenza unificata.
Sono esonerati dal deposito legale i documenti sonori e video importati dall’estero in numero inferiore a 15 esemplari.

Deposito dei documenti di grafica d’arte dei video d’artista e dei documenti fotografici
Il Capo IV (artt. 20 - 25) del regolamento è dedicato al deposito dei documenti di grafica d’arte dei video d’artista e dei documenti fotografici.
Un esemplare di tali opere e' inviato all'Istituto nazionale per la grafica a cura dell'editore o, comunque, del responsabile della pubblicazione.
Nel caso di edizioni in cartella, con o senza testo, composte di più opere grafiche o fotografiche realizzate da uno o più autori, l'esemplare dell'opera deve essere consegnato nel suo insieme completo di tutti i suoi elementi.
Una ulteriore copia e' consegnata agli istituti che saranno individuati dalla conferenza unificata.

Deposito dei film, dei soggetti, dei trattamenti e delle sceneggiature cinematografiche
Il Capo V (artt. 26 - 31) del regolamento è dedicato al deposito dei film, dei soggetti, dei trattamenti e delle sceneggiature cinematografiche.
Il produttore di opere filmiche consegna alla Cineteca Nazionale una copia positiva nuova, conforme al negativo o al master, di tali documenti.
Nel caso di film riconosciuti di interesse culturale ai sensi dell'articolo 7 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 28, il produttore di opere filmiche consegna alla Cineteca nazionale anche una copia negativa del film.
Un'ulteriore copia di tali documenti e' consegnata ad istituti della Regione nella quale ha sede il soggetto obbligato, provvisti di idonee strutture di conservazione ed individuati, per ciascuna Regione, dalla Conferenza unificata.

Deposito dei documenti diffusi su supporto informatico
Il Capo VI (artt. 32 - 36) del regolamento è dedicato al deposito dei documenti diffusi su supporto informatico.
I documenti su supporto informatico (documenti su qualunque supporto tecnologico, di tipo riscrivibile o non riscrivibile, contenenti informazioni digitali), prodotti totalmente o parzialmente in Italia o distribuiti su licenza per il mercato italiano, sono consegnati, a cura dei soggetti obbligati, in due copie, di cui una alla Biblioteca nazionale centrale di Roma ed un'altra alla Biblioteca nazionale centrale di Firenze.
Una copia dei documenti sonori e video su supporto informatico e' consegnata alla Discoteca di Stato - Museo dell'Audiovisivo.
Una copia dei documenti fotografici, di grafica d’arte e video d’artista, su supporto informatico, e' consegnata all'Istituto nazionale per la grafica.
Una copia dei film diffusi su supporto informatico e' consegnata alla Cineteca nazionale.
Una copia dei documenti su supporto informatico attinenti alla materia giuridica e' consegnata alla Biblioteca centrale giuridica del Ministero della giustizia.
Due ulteriori copie dei documenti su supporto informatico sono consegnate agli istituti che saranno individuati dalla Conferenza unificata.

Deposito dei documenti diffusi tramite rete informatica
Il Capo VII (artt. 37 - 40) del regolamento è dedicato al deposito dei documenti diffusi tramite rete informatica.
Le modalità di deposito di tali documenti verranno stabilite con un successivo regolamento, adottato ai sensi dell’art. 5, comma 1, della legge n. 106/2004, su proposta del Ministero per i beni e le attività culturali sentite le associazioni di categoria interessate, nonchè la Commissione per il deposito legale e il Comitato consultivo permanente per il diritto d'autore.

Sistemi di controllo e sanzioni
Il controllo sull'adempimento degli obblighi di deposito legale e' svolto dagli Istituti depositari relativamente ai documenti di propria competenza. Presso il Ministero per i beli e le attività culturali è istituita un'apposita Commissione, denominata: «Commissione per il deposito legale», con compiti consultivi, di controllo e monitoraggio dell'attuazione della legge e del relativo regolamento.

All’articolo 7 della legge e all’articolo 43 del regolamento viene prevista, per chi violi le norme della legge e del relativo regolamento. una sanzione amministrativa pecuniaria pari a tre volte il valore commerciale del documento, raddoppiata in caso di recidiva, fino ad un massimo di 1.500,00 euro, per ogni documento non depositato.
Il pagamento della sanzione non esonera il soggetto obbligato dal deposito degli esemplari dovuti.
Qualora il soggetto obbligato provveda al deposito degli esemplari dovuti successivamente alla scadenza dei sessanta giorni previsti per il deposito e comunque prima dell'avvio della procedura di accertamento, la sanzione è ridotta della metà.

 

Le biblioteche nazionali archivieranno i siti web mediante l'harvesting

Il termine "deposito" nel contesto del web richiede sicuramente qualche precisazione. La legge per essere operativa rinvia a un regolamento (da emanare entro sei mesi) dove dovranno essere definite, tra le altre cose, "speciali criteri e modalità di deposito".
Oggi le biblioteche nazionali indicano nell'harvesting - ossia nella raccolta delle pagine web effettuata tramite un software (crawler) - la modalità più efficiente e sostenibile di deposito.
In pratica chi pubblica siti web liberamente accessibili in rete non deve "depositare" assolutamente niente: sarà il crawler gestito dall'istituzione depositaria che provvederà a "raccogliere" il sito web.


Un Consorzio internazionale tra biblioteche nazionali e Internet Archive

Da maggio 2004 è presente in rete il sito web dell' International Internet Preservation Consortium.
Si tratta di un Consorzio tra importanti biblioteche nazionali internazionali e Internet Archive.
Fanno parte del Consorzio la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, la Biblioteca Nazionale Francese (che ha attualmente il ruolo di coordinatore), la Library of Congress, la British Library, la Biblioteca nazionale australiana e quella canadese; inoltre le biblioteche nazionali di Svezia, Finlandia, Norvegia, Danimarca e Islanda portano nel consorzio l'esperienza dell'harvesting dello spazio web nazionale del Nordic Web Archive.

Il Consorzio si propone di:
• rendere possibile la conservazione (intesa come salvaguardia e possibilità di accesso nel lungo periodo) della ricchezza dei contenuti di Internet provenienti da tutto il mondo;
• favorire lo sviluppo e l'uso di strumenti, tecniche e standard condivisi per la creazione di archivi internazionali;
• sostenere le biblioteche nazionali che intendono occuparsi dell'archiviazione di Internet.

Data la continua evoluzione dei documenti digitali e delle tecnologie di harvesting c’è chi ritiene che sia ragionevole pensare a un Consorzio nazionale tra le biblioteche depositarie che definisca priorità, livelli di servizio e di cooperazione.
Nei confronti dell'utente finale il Consorzio si porrebbe come Comunità distributiva di contenuti digitali e dei relativi servizi di accesso. E' presumibile che a tali servizi possano accedere anche altre biblioteche o altre istituzioni, sulla base di specifici accordi.